Von besonderer Wichtigkeit für den Einsatz im Einzelhandel sowie für Freiberufler wie Ärzte etc. ist ein leistungsfähiges Kassensystem. Schließlich fallen hier in der Regel große Volumina von Bestell- und Zahlungsabläufen an, die entsprechend verwaltet und organisiert werden müssen. Dabei spielt es kaum eine Rolle, ob sich das Unternehmen im stationären Einzelhandel oder im Internet bewegt. Immer öfter ist heutzutage auch die Kombination aus beiden Absatzkanälen vorzufinden, was hohe Anforderungen an das Kassensystem stellt.
Ein modernes Kassensystem für den Einzelhandel sollte intuitiv bedienbar, schnell, sicher und anpassungsfähig sein. Durch die intuitive Bedienung spart der Unternehmer den entsprechenden Zeitaufwand für die Schulung und Einarbeitung des Personals. Zudem muss das Kassensystem die Prozesse nach Möglichkeit in Echtzeit verarbeiten und die größtmögliche Sicherheit gegen Datendiebstahl und Missbrauch bieten. Und schließlich sollte sich die Software auch noch an die vorhandene IT-Infrastruktur ohne Probleme anpassen lassen.
Beim Kauf eines Kassensystems sollte man darauf achten, dass dieses in einem modularen Verbund aufgebaut ist. So kann die Software nach und nach erweitert werden und passt sich damit dem wachsenden Geschäft optimal an.
Erweiterungsmöglichkeiten für Kassensysteme
Moderne Kassensysteme sind nicht etwa nur dazu konzipiert, die Zahlungseingänge und Ausgänge abzuwickeln und entsprechend zu katalogisieren. Sie können viel mehr. Kassensoftware kann beispielsweise mit einem Warenwirtschaftssystem gekoppelt werden, teilweise gibt es sogar schon kombinierte Softwarelösungen im Handel. Dem Benutzer ist es damit möglich, sämtliche internen Warenbestellungen über das Kassensystem mit der angeschlossenen Warenwirtschaft abzuwickeln.
Auch zur Verwaltung von Kunden und Mitgliedern eignen sich moderne Kassensysteme sehr gut. Zudem ist es möglich, eine solche Software zum Beispiel um Payback-Systeme zu erweitern, so dass Kunden nach einem bestimmten Kauf- bzw. Bestellvolumen automatisch Punkte oder Geldbeträge gutgeschrieben bekommen. Auch eine Erstattung ist damit problemlos möglich. Selbstverständlich lässt sich ein aktuelles Kassensystem an die Identität bzw. den Außenauftritt (Corporate Identity) des Unternehmens anpassen. So verfügt eine entsprechende Software zum Beispiel über einen Bon-Designer, und auch die Benutzeroberfläche lässt sich ganz nach den persönlichen Wünschen gestalten.
Für Ärzte und andere Dienstleister, die mit externen Abrechnungssystemen zusammenarbeiten, ist es zudem wichtig, dass das verwendete Kassensystem ebenfalls mit einem solchen Abrechnungssystem kompatibel ist und dieses idealerweise optimal ergänzt. So ist für viele Ärzte beispielsweise die Abrechnung KFO unerlässlich, mit der – dem Namen entsprechend – kieferorthopädische Leistungen fachgerecht abgerechnet werden. Auch hier sollte das Kassensystem diese Abrechnungen bestmöglich unterstützen.
Welche Sicherheitsanforderungen muss ein modernes Kassensystem erfüllen?
Zu den wichtigsten Anforderungen moderner Kassensysteme in puncto Sicherheit zählt die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, etwa der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Personenbezogene Daten müssen sicher erfasst, verarbeitet und gespeichert werden. Eine verschlüsselte Datenübertragung (z. B. durch SSL/TLS) ist hierfür unerlässlich, um Informationen wie Kreditkartendaten oder persönliche Kundendaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Kassensysteme müssen zudem Zugriffs-geschützt sein, d. h. nur autorisierte Personen sollten Zugang zu den Funktionen und Daten des Systems haben. Dies kann durch mehrstufige Authentifizierungen, biometrische Verfahren oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erreicht werden.
Ein weiteres wesentliches Merkmal ist die Manipulationssicherheit. Kassensysteme müssen so ausgelegt sein, dass keine nachträglichen Änderungen an den Aufzeichnungen der Transaktionen vorgenommen werden können. In Deutschland beispielsweise schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) den Einsatz spezieller technischer Sicherheitseinrichtungen vor, die dafür sorgen, dass alle Transaktionen manipulationssicher protokolliert werden. Zudem müssen Kassensysteme regelmäßige Updates erhalten, um auf neue Sicherheitsbedrohungen oder gesetzliche Anforderungen reagieren zu können.
Bleibt noch der Faktor Kommunikation. Diesbezüglich sollte ein modernes Kassensystem dazu in der Lage sein, sämtliche gewünschten Berichte automatisiert zu erstellen und diese per E-Mail oder über ein lokales Datennetz an eine zentrale Verwaltungsstelle zu schicken. So können Unternehmen mit mehreren Zweigstellen sämtliche Kassenvorgänge an einem zentralen Ort sammeln, auswerten und archivieren.
Fazit: Das moderne Kassensystem kann viel mehr als es ursprünglich für das Kassenwesen eines Unternehmens vorgesehen war. Es vernetzt sich mit vielen anderen Softwarelösungen im Unternehmen, tauscht automatisch Daten aus und hilft so, große Kapazitäten von zeitlichem und finanziellem Einsatz einzusparen.