In drei Monaten endet für viele Unternehmen eine Übergangsfrist, die lange weit weg schien. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Rechnungen an andere Unternehmen als strukturierte E-Rechnung versenden. Die PDF-Rechnung per E-Mail ist für sie dann im B2B-Geschäft Geschichte. Ein Jahr später trifft es alle übrigen Unternehmen. Wer jetzt noch nicht umgestellt hat, sollte die verbleibenden Wochen nutzen.

Die Fristen im Überblick

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in drei Stufen:

Zeitpunkt	Was gilt
seit 1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
bis 31. Dezember 2026	Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich noch zulässig.
ab 1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
ab 1. Januar 2028	Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.

 

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber wie alle anderen empfangen können. Einen kompakten Überblick über Rechtslage und Ausnahmen bietet unter anderem die IHK Frankfurt am Main.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Der häufigste Irrtum: Eine PDF-Datei im Mailanhang ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: ein reines XML-Format, das ohne Software für Menschen kaum lesbar ist. Standard bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD: eine Hybridlösung aus lesbarer PDF und eingebetteter XML-Datei. Beliebt im Mittelstand, weil Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software ansehen können. Nicht alle ZUGFeRD-Profile erfüllen die Anforderungen, die sehr einfachen Profile reichen nicht aus.

Rechtlich maßgeblich ist bei beiden Formaten der strukturierte Datensatz, nicht die Bildansicht.

Wo die Umstellung im Unternehmen ansetzt

Die E-Rechnung ist kein reines Buchhaltungsthema. Sie betrifft den gesamten Weg vom Auftrag bis zur Ablage.

1. Rechnungsausgang

Die Software, mit der Rechnungen erstellt werden, muss ein zulässiges Format erzeugen können. Bei vielen Warenwirtschafts- und Buchhaltungsprogrammen ist das inzwischen per Update möglich. Ältere Individuallösungen oder Word-Vorlagen reichen dagegen nicht mehr.

2. Stammdaten

Strukturierte Rechnungen verlangen saubere Daten: vollständige Anschriften, Umsatzsteuer-IDs, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Unvollständige Kundenstammdaten sind in der Praxis einer der häufigsten Gründe, warum E-Rechnungen abgelehnt werden.

3. Rechnungseingang und Archivierung

Eingehende E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden. Die ausgedruckte Sichtansicht genügt nicht.

4. Schnittstelle zur Steuerberatung

Viele Betriebe übergeben ihre Belege an die Steuerkanzlei. Eine funktionierende DATEV-Schnittstelle im ERP sorgt dafür, dass E-Rechnungen ohne Medienbruch in der Buchhaltung ankommen.

Welche Softwarefunktionen für die E-Rechnung wirklich nötig sind und welche Lösungen es je nach Branche gibt, zeigt das unabhängige Verzeichnis branchen-software.de.

Ein realistischer Fahrplan für die letzten Wochen

Wer ab Januar 2027 betroffen ist und noch nicht umgestellt hat, kann in vier Schritten vorgehen:

1. Umsatz prüfen: Lag der Umsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt die Pflicht ab Januar.
2. Software klären: Kann die bestehende Lösung XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Falls nicht, Update, Zusatzmodul oder Wechsel planen.
3. Testlauf mit Stammkunden: Einige E-Rechnungen an große Kunden senden und prüfen, ob sie korrekt verarbeitet werden.
4. Prozesse dokumentieren: Wer erstellt, prüft, versendet und archiviert? Die Verfahrensdokumentation muss den neuen Ablauf abbilden.

Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze haben ein Jahr länger Zeit. Sie sollten diese aber nicht verstreichen lassen, denn Softwareanbieter und Berater sind zum Jahreswechsel erfahrungsgemäß stark ausgelastet.

Gründer und Kleinstbetriebe nicht vergessen

Auch wer gerade erst gründet, sollte das Thema von Anfang an mitdenken. Es ist einfacher, direkt mit einer Lösung zu starten, die E-Rechnungen beherrscht, als zwei Jahre später umzustellen. Die klassischen Pflichtangaben auf Rechnungen gelten dabei unverändert. Einen praxisnahen Einstieg in solche Gründungsthemen bietet etwa das Magazin We Female Founders. Die E-Rechnung ändert das Format, nicht den Inhalt.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist weniger eine technische Revolution als eine Aufräumaktion. Wer saubere Stammdaten, eine geeignete Software und klare Abläufe hat, stellt ohne großen Aufwand um. Wer dagegen bis Dezember wartet, riskiert, dass Kunden Rechnungen zurückweisen und Zahlungen sich verzögern. Die gute Nachricht: Wer einmal umgestellt hat, profitiert von schnellerer Verarbeitung und weniger manueller Arbeit in der Buchhaltung.