Moderne Projekte bringen hohe Anforderungen mit sich und müssen gute Resultate liefern. Da dies nicht trivial ist, wurden (und werden) verschiedene Techniken für das Management von Projekten entwickelt. Ohne ein solches strategisches und professionelles Projektmanagement sind die meisten Projekte zum Scheitern verurteilt. Damit es nicht so weit kommt, haben wir uns die wichtigsten Features eines erfolgreichen Projektmanagements etwas näher angeschaut.

Was Projektmanagement bedeutet

Unter Projektmanagement versteht man einen Prozess, der die einzelnen Schritte bei der Realisierung eines Vorhabens in einem geordneten und gerichteten Prozess formalisiert. Ziel dieser Vorgehensweise ist, die Erreichung der Projektziele sicherzustellen, die Einhaltung von Zeit-, Ressourcen- und sonstigen Vorgaben zu begünstigen und durch eine gezielte Dokumentation und Auswertung letztlich auch eine Verbesserung bei zukünftigen Projekten zu erreichen. Dabei wird das Projekt stets als lebendiger Prozess verstanden, der an die Gegebenheiten der Aufgabe angepasst werden muss.

Die Projektdefinition

Hier beginnt die Weichenstellung für das gesamte Projekt – in diesem Stadium begangene Fehler sind kaum rückgängig zu machen. Für die Mitarbeiter ist eine klare Projektdefinition außerdem sehr hilfreich.

Zur Projektdefinition zählt insbesondere der Projektantrag bzw. Projektauftrag. Hierunter versteht man ein Dokument, welches die Eckdaten (Dauer, Kosten, Aufgabe) der geplanten Entwicklung definiert. Dadurch wird ein Entwicklungsvorhaben erst zu einem Projekt. Der Inhalt eines Projektantrags sollte folgende Punkte enthalten:

• Name des Projektes
• Kurzbeschreibung des Vorhabens
• Identifikationsbegriff (Projektnummer etc.)
• Projektleiter, Teilprojektleiter
• Mit-/Unterauftragnehmer (Partnerstellen etc.)
• Personalaufwand (evtl. zeitliche Phaseneinteilung)
• Einsatzmittelkosten (Rechnerzeit, Musterbau, etc.)
• Fertigstellungstermin
• Risikobetrachtung

Wenn sich später Änderungen ergeben, so müssen diese schriftlich festgehalten und dem Projektantrag beigefügt werden. Werden im Rahmen des Projektauftrages Arbeitspakete an externe Stellen abgegeben, z. B. an Scrum Master Freelancer, so muss ebenfalls eine schriftliche Zielvereinbarung getroffen werden.

Strukturplanung

Die Strukturplanung gliedert ein Projekt in überschaubare Portionen und liefert Arbeitspakete als Grundlage für die anschließend erfolgende Aufwandsschätzung. Diese wiederum liefert Ergebnisse, die das Fundament für verschiedene Unterbereiche bilden.

Für die Projektplanung, die spätere Projektkontrolle und auch die Projektauswertung ist es erforderlich, das Projekt in möglichst kleine Module zu strukturieren, die leichter zu überblicken sind und getrennt voneinander betrachtet werden können. Für die verschiedenen Verwendungszwecke sind grundsätzlich drei Arten der Strukturierung parallel vorzunehmen:

• Produktstrukturplanung: Die technische Strukturierung enthält alle entwickelten Produktteile und kann als „Architekturplan“ angesehen werden.
• Projektstrukturplanung: Die aufgabenmäßige Strukturierung enthält alle für die Realisierung des Projekts notwendigen Aufgaben und kommt einem Arbeitsplan gleich.
• Kontenstrukturplanung: Die kostenmäßige Strukturierung enthält alle kaufmännischen Konten und dient als „Haushaltsüberwachungsplan“.

Häufig werden Produkt- und Projektplanung zeitgleich durchgeführt – die Kontenstrukturplanung jedoch erfolgt immer erst daran anschließend. Während der Realisierungsphase müssen alle Strukturen regelmäßig aktualisiert werden, sofern in der Projektplanung Änderungen oder Ergänzungen notwendig werden. Die aufgestellten Strukturpläne sind so zu gestalten, dass sie solche Änderungen ohne großen Aufwand zulassen.

Strukturplanung Produktstruktur

Die Produktstruktur enthält die technischen Bestandteile eines Produktes. Sie kann als grafischer Baum oder – vorrangig bei größeren Projekten – als Liste oder Tabelle dargestellt werden. Inhaltlich entspricht sie in der Regel einem hierarchisch aufgebauten Baum, der das Produkt schrittweise in immer feinere Produktteile gliedert.

Für immer wieder ähnlich aufgebaute Projekte eignet sich auch die betriebsinterne Einführung eines Standard-Strukturplans, ein projektübergreifender Allgemeinplan, der als Grundlage für neu zu erstellende Produktpläne konkreter Projekte dient.

Strukturplanung Projektstruktur

Der Projektstrukturplan strukturiert alle Aufgaben, die zur Realisierung des Projekts erforderlich sind, und bildet damit die Grundlage für die spätere Auftragserteilung und Projektkontrolle. Hierbei wird die Gesamtaufgabe in immer feinere Teilaufgaben unterteilt, so dass sich ein logischer Baum (Strukturbaum) ergibt, dessen Blätter einzelnen Arbeitspaketen entsprechen. Bei größeren Projekten wird diese Baumstruktur in Form von Tabellen dargestellt, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Ein Blatt dieses Strukturbaums (ein Arbeitspaket) enthält die genaue Aufgabenbeschreibung inkl. konkreter Zielvorgabe und dient somit zur Information für die beauftragte Firma oder Abteilung oder für den einzelnen Mitarbeiter. Ob nun eine Einzelperson oder eine Personengruppe mit der Erledigung eines solchen Arbeitspakets beauftragt wird, hängt von der Größe des Projekts ab.