Spätestens seit der Corona-Pandemie arbeiten immer mehr Menschen von zuhause aus, hinzu kommen viele Selbstständige und Freiberufler, deren Arbeitsplatz sich seit jeher in den eigenen vier Wänden oder in gemieteten Räumlichkeiten befindet. Fast all diese Menschen eint, dass sie sich die entsprechende Büroeinrichtung anschaffen müssen – und die ist nicht gerade günstig. Ein kleiner Lichtblick ergibt sich aus der Möglichkeit, große Teile der Büroeinrichtung steuerlich absetzen zu können. Die Grundlagen dazu erklären wir hier.

Was gilt bei Angestellten im Home Office?

Grundsätzlich muss hinsichtlich der steuerlichen Absetzbarkeit zwischen Angestellten im Home Office und Selbstständigen sowie Freiberuflern unterschieden werden, die entweder zuhause oder in gemieteten Räumen arbeiten.

Angestellte im Home Office können grundsätzlich entstehende Kosten bis zu einer Höhe von 1.250 Euro pro Jahr steuerlich geltend machen. Dazu muss das häusliche Arbeitszimmer allerdings bestimmte Anforderungen erfüllen. Büromöbel und alle Arbeitsmittel sind als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer abzusetzen. Doch Vorsicht: Dinge, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden – etwa eine Kaffeemaschine -, lassen sich nicht vollständig von der Steuer absetzen. Hier zählt jeweils der Anteil der beruflichen Nutzung. 

Ein Sonderfall besteht jedoch: Der angestellte Mitarbeiter kann die gesamten Kosten seines Arbeitsplatzes im Home-Office steuerlich absetzen, wenn ihm kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das war zum Beispiel in Corona-Zeiten millionenfach der Fall, als die Firmen geschlossen hatten und die Mitarbeiter somit gezwungen waren, zuhause zu arbeiten.

Selbstständige und Freiberufler

Das zuvor Gesagte gilt natürlich auch für Selbstständige und Freiberufler, die sowieso keinen Arbeitgeber haben, der ihnen einen entsprechenden Arbeitsplatz zur Verfügung stellen könnte. Sie können also grundsätzlich alles von der Steuer absetzen, was zu ihrer Büroausstattung und zu den Arbeitsmitteln zählt. Dazu gehören zum Beispiel:

Büromöbel

Der obligatorische Schreibtisch, ein Bürostuhl sowie Regale und Aktenschränke können bis zu einer Höhe von 800 Euro netto (952 Euro brutto bei 19 % MwSt.) sofort als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) abgeschrieben werden. Teurere Anschaffungen müssen somit über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Technische Ausstattung

Zum Bereich technische Ausstattung zählen zum Beispiel Computer, Laptops, Monitore, Drucker, Scanner, Smartphones und Tablets. Auch diese Geräte sind bis zu 800 Euro netto sofort abschreibbar. Höherwertige Geräte müssen über die Nutzungsdauer (z. B. drei Jahre für Computer) abgeschrieben werden.

Büromaterial und Verbrauchsmaterialien

Hierzu zählen u. a. Papier, Notizblöcke, Stifte, Druckerpatronen, Toner, Briefumschläge und Portokosten. Diese Kosten können sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Software und digitale Dienstleistungen

Auch Buchhaltungsdienstleistungen, Cloud-Speicher-Dienste sowie Lizenzgebühren für Software-Programme, die ausschließlich beruflich genutzt werden, lassen sich steuerlich absetzen. Dabei sind Software-Abos als laufende Kosten sofort absetzbar, gekaufte Software wird je nach Kostenhöhe direkt oder über mehrere Jahre abgeschrieben.

Internet- und Telefonkosten

Hierunter fallen der Festnetz- und Mobilfunkvertrag, ein Internetanschluss usw. Falls komplett geschäftlich genutzt, können diese Kosten in vollem Umfang abgesetzt werden. Bei gemischter Nutzung muss der entsprechende Privatanteil (z. B. 30 %) herausgerechnet werden.

Achtung: Diese „Steuerfallen“ lauern bei der Büroeinrichtung!

Unsere Beispiele zeigen, dass Angestellte im Home Office und Selbstständige viele Büroausgaben von der Steuer absetzen können, sofern diese auch wirklich beruflich genutzt werden. Es gibt aber auch knifflige Fälle, die regelmäßig zu Streitigkeiten mit den Finanzbehörden führen.

Ein Beispiel hierfür ist die Kaffeemaschine im Büro. Diese ist theoretisch nur dann voll steuerlich absetzbar, wenn sie ausschließlich für den Kaffee im Büro genutzt wird. Ein entsprechender Nachweis ist natürlich schwierig. Bei eigenen oder gemieteten Büroräumen hegen die Finanzbehörden meist keinen Zweifel daran, etwas anders sieht es allerdings aus, wenn die Kaffeemaschine im Home Office steht und abwechselnd für den „beruflichen“ und den „privaten“ Kaffee genutzt wird.

Dies war nur ein Beispiel für solche Steuerfallen. Eine weitere ergibt sich etwa dann, wenn es sich beim Büro zuhause nicht um einen separaten Raum handelt, sondern um einen, der privat und beruflich genutzt wird. In diesem Fall sollte man einen Steuerberater konsultieren, der die Situation professionell einschätzen und entsprechende Tipps geben kann.